會議事務(wù)實際上是會議或論壇的服務(wù)，簡稱會議事務(wù)。根據(jù)甲方的需要，對會議論壇進行構(gòu)思、設(shè)計、安排和策劃，以達到最終的會議效果。一個好的會議計劃需要有足夠的可行性和創(chuàng)造性。甲方也會非常重視會議策劃公司的選擇，會議事務(wù)的質(zhì)量是影響會議效果的重要因素。在雙方互信合作的基礎(chǔ)上，形成了一個成功的會晤論壇。
 

       會議包括行業(yè)峰會、啟動儀式、總結(jié)會、學(xué)術(shù)研討會等。

       論壇是一種高標(biāo)準(zhǔn)、有組織的研討會，大致可分為兩種：一種是單獨以會議形式舉辦，另一種是與展覽同時舉辦，前者主要包括高峰論壇等。論壇的組織者通常是企業(yè)、協(xié)會或政府部門。會議論壇通常伴隨著一定規(guī)模的人員流動，這就需要在尋找會場方面付出更多的努力。它應(yīng)該與會議的主題風(fēng)格相類似，二者相結(jié)合，才能取得更好的會議效果。

       會議規(guī)劃是一項復(fù)雜而系統(tǒng)的工作。在規(guī)劃過程中，需要考慮到各個方面的問題，包括活動現(xiàn)場的緊急情況、現(xiàn)場的數(shù)量和規(guī)模、人員流動趨勢、休息廳和會議廳以及每個大廳的位置、來賓和工作人員的位置、場景和其他細節(jié)。規(guī)劃不僅要有閃念，這些細節(jié)也要詳細列出。

       當(dāng)甲方把會議計劃交給一站式會議公司時，不要覺得什么都不需要管理。此時，甲方需要發(fā)出會議通知。會前兩天，為保證與會人員準(zhǔn)時到達，需要再次通知，并準(zhǔn)備會議材料，包括會議文件、講話材料和會議主持人的話，這些都是會前準(zhǔn)備條件所必需的：會議人員的分工可以分為秘書組，材料組，接待組。秘書組主要負責(zé)會議文件資料的整理和記錄。一站式服務(wù)活動會議公司一般會提供備料和接待人員。為確保不存在風(fēng)險，甲方可做好人員安排的準(zhǔn)備工作。甲方需要做的是在會前進行全面檢查，聽取會議籌備人員的口頭匯報，進行現(xiàn)場檢查，檢查會議材料的準(zhǔn)備情況，對緊急情況下可能出現(xiàn)的問題在會前做好準(zhǔn)備。

推薦閱讀：這樣策劃的晚會活動很有意思